Checklisten & Workflows führen zum Projekterfolg – wenn Scheitern keine Option ist!

Die Prozesse und Workflows des aktuellen Projekts sind schlecht definiert. Das Projekt-Budget reicht nicht aus. Die Kommunikation ist schlecht und die Ressourcen sind knapp. Letztlich werden viel zu hohe Ziele gesetzt. Hier hilft nur noch ganz klassisches und erfolgsversprechendes Projektmanagement. Na dann mal los. Aber: Wie führt man Projekte eigentlich zum Erfolg? Sechs Aspekte, die du beachten solltest:

1. Ziele setzen, dann starten

Alle Projektbeteiligten, sowohl eure KollegInnen als auch die Kunden, müssen die Ziele sowie Zwischenziele kennen. Dazu können Hilfsmittel wie beispielsweise das Lasten- und das Pflichtenheft verwendet werden:

Alle Beteiligten müssen motiviert werden und das Projekt zum Erfolg bringen wollen. Alle gemeinsam gesetzten Ziele müssen stets sinnvoll, realistisch und messbar sein – und sollten kontrolliert werden. Konkrete Zeitplanungen in Form von Gantt-Grafiken helfen, den Überblick zu bewahren. Dabei müssen die Qualität, die Kosten und die Zeit stets im Gleichgewicht bleiben und unter stetiger Kontrolle bleiben.Sofern beide Dokumente gut geführt und vor allem kommuniziert wurden, können kundenseitige „Nachforderungen“, die gerne mal aus den anderen Ebenen kommen, als solche auch klar kommuniziert werden.

Tipp: Es gibt viele Online Projektmanagement-Lösungen. Zenkit bspw. ist eine Plattform für Teamarbeit und Projektmanagement. Ideal für Eure Ideen, Projekte und das gesamte Unternehmen.

2. Personas entwickeln und die Zielgruppe eingrenzen

Entwickelt Buyer Personas, um die künftige Zielgruppe frühzeitig einbinden und das Projekt zielgerichtet führen zu können. Dieses Hilfsmittel zur kundenorientierten Entwicklung kann das Scheitern eines Projektes verhindern.

Eine Persona ist eine fiktive Figur, die aus realen Eigenschaften der Zielgruppen definiert wird. Sie steht exemplarisch für einen möglichen/bestehenden Kunden. Sie ist eine Art Blaupause, die uns während eines gesamten Arbeitsprozesses begleitet und uns hilft, den das Zielobjekt unserer Aktion nicht aus den Augen zu verlieren. Im ersten Schritt reicht es oftmals, sich mit sogenannten „spekulativen Personas“, also einer Darstellung aus der eigenen Erfahrung mit den Kunden heraus, zu begnügen.

Wichtig: Die Zielgruppe bspw. eines Content-Projektes und die späteren User müssen nicht identisch sein. User können beispielsweise auch Multiplikatoren sein, die den Content erst an die Zielgruppe weiterleiten.

3. Klar und eindeutig kommunizieren

Redet intern über das geplante Projekt, das motiviert das gesamte Team. Relevante Informationen darf kein Projektbeteiligter für sich behalten. Achtet darauf, dass die Aussagen für jeden einzelnen Projektbeteiligten (TexterInnen, GrafikerInnen, ProgrammiererInnen, …) klar und teilweise unterschiedlich formuliert sind. Berichte an die ProjektentscheiderInnen müssen dabei so kurz sein, dass sie nicht von der eigentlichen Arbeit ablenken aber zeitgleich so ausführlich sein, dass die darüberliegende Hierarchieebene die richtigen Entscheidungen treffen kann. Und: Zuvor gesetzte Meilensteine müssen unbedingt mit den EntscheiderInnen auf Kundenseite besprochen werden!

4. Den Faktor „Mensch“ beachten

In jedem Projekt gibt es Faktoren, die den Verlauf negativ beeinflussen. Wir können nie alle diese Faktoren kennen und im Vorfeld eliminieren. Das ist auch nicht weiter schlimm und gehört zu jedem Projekt. Es gibt allerdings eine „Störfaktoren“, die häufiger auftreten, und denen wir gezielt entgegenwirken können. Zum Beispiel eine schlechte Planung, Unstimmigkeiten im Team, nachträgliche Änderungen an Projektanforderungen, unklare Ziele und Erwartungen, zuviel oder zuwenig Kontrolle u. v. m. Der häufigste Verursacher dieser Störfaktoren ist der Mensch. Beispielsweise wollen EntwicklerInnen grundsätzlich zeigen was sie können. TexterInnen haben oft einen ganz eigenen Blick und sind gewohnt, die Welt zu erklären. GestalterInnen möchten gerne ihren aktuellen Lieblings-Designtrend ins Projekt einbringen. Sie alle brauchen eine sehr enge Führung und haben eines gemeinsam: Sie sind Künstler und wollen sich verwirklichen. Die Wertschätzung jedes Projektbeteiligten ist das wichtigste Steuerinstrument. Jeder sollte ständig sensibilisiert werden, was das Projektziel ist und welche Anforderungen zu erfüllen sind.

5. Saboteure einfangen und mitnehmen

Seid euch im Klaren, dass schon ein einzelner Saboteur das ganze Projekt zum Scheitern bringen kann. Bezieht mögliche Saboteure mit ein, schafft ihnen Freiräume und ein gutes Gefühl. Euer oberstes Ziel sollte sein, die Saboteure „loszuwerden“.

Am besten lasst ihr es aber gar nicht so weit kommen. Klärt vorab, welche Befindlichkeiten es gibt (wer kann beispielsweise nicht gut mit wem zusammenarbeiten) und definiert klare Verantwortlichkeiten & Handlungsoptionen, um Machtkämpfe zu verhindern. Implementiert Tools und klar strukturierte Workflows, denn regelmäßige Informationen beugen der Saboteur-Bildung vor.

6. Risiken identifizieren und eine Qualitätssicherung durchführen

Im Gegensatz zu den Saboteuren eines Projektes können Skeptiker ungemein wertvoll sein: Sie identifizieren Risiken vorab und sparen so viel Geld und Zeit. Bei jedem Projekt sollten etwaige Risiken bewerten und Lösungen gesucht werden. Je später eine Qualitätssicherung erfolgt, umso teurer wird diese. Daher: Integriert die Qualitätssicherung in allen Projektebenen mithilfe von einfachen Arbeitsmitteln wie zum Beispiel Checklisten.

Wenn ihr diese sechs Aspekte bei einer Projektorganisation stets im Hinterkopf habt, führt ihr eure Projekte mit Sicherheit zum Erfolg! Solltet ihr noch Fragen haben oder auch mal Hilfe benötigen, steht euch unsere Consult-Unit gerne mit ihren Interims-Marketingmanagement zur Seite.

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