Veranstaltungsplanung 2.0 – wie neue 3D-Planungstools die Raumplanung verbessern

Nicht nur in der Veranstaltungsumsetzung gibt es jedes Jahr neue, innovative Möglichkeiten zur Verbesserung der Teilnehmererfahrung, sondern auch in der Planung.

Besonders 3D-Raumplanungstools vereinfachen heutzutage die Vorbereitung von Events und ermöglichen den Verantwortlichen eine bessere Darstellung ihres Planungsstands gegenüber dem Kunden bzw. der Geschäftsführung.

Jeder, der schon einmal einen Raum für eine Veranstaltung geplant hat, hat sich sicher folgende Fragen gestellt:

• Reicht das Mobiliar aus, um den Raum zu füllen?
• Passen die Möbel und das Branding in das Gesamtbild?
• Wie sieht die Anordnung der Stühle in der Realität aus?
• Sind die Leinwand und die Redner von der letzten Reihe aus gut zu sehen?
• Stimmen die Vorstellungen des Kunden/der Geschäftsführung mit unseren überein?

Diese Fragen für sich selbst zu klären, aber auch dem Kunden visuell zu beantworten, war lange Zeit ein umständliches und erklärungsbedürftiges Unterfangen. In der TMC live Unit nutzen wir deshalb das Eventplaner Tool easyRAUMpro. easyRAUMpro ist eine 3D-CAD- und Event-Software, die speziell für die Bedürfnisse der Veranstaltungs- und Event-Branche entwickelt wurde. Die Software ermöglicht den Anwendern die Konzeption, Konstruktion und Visualisierung von Räumlichkeiten in unterschiedlichsten Locations. Durch detailgetreue Nachbauten der Veranstaltungsräume, die große Bibliothek mit 3D-Eventobjekten von diversen Mietmöbelanbietern, wie Partyrent oder JMT, sowie die Möglichkeit zum Import externer Dateien, lassen sich unsere Eventideen einfach und schnell visuell umsetzen. Außerdem können wir unseren Kunden mittels diverser Exportfunktionen wie dem Bild- und Filmexport (AVI) sowie 360° Panoramen das Event vorab bereits wirklich erlebbar machen!

Gerade im Falle größerer Events, bei denen Flächen von über 1000 m² genutzt werden, hilft diese Software einerseits den Überblick zu behalten und andererseits mittels Screenshots dem Kunden transparent den Planungsstand mitzuteilen.

Bei unseren großen Event-Projekten im letzten Jahr wie zum Beispiel der Fujitsu World Tour 2017 oder aber der Jahreskonferenz 

Digitale Verwaltung half uns dieses Tool sehr, das Event bestmöglich vorzubereiten und mit dem Kunden viele Aspekte, die diesem eventuell erst auf der Veranstaltung aufgefallen wären, vorab abzustimmen, zu verbessern und festzulegen.

Seit ein paar Monaten sind außerdem einzelne Locations wie die Flora in Köln oder das Kongress Palais Kassel als vorgefertigte 3D-Locations hinterlegt, die wir mittels easyraum nun noch detaillierter planen können.

Aber nicht nur für Großprojekte wird das Tool genutzt. Neben den ersten Skizzen für die Messe- und Ausstellungsplanung und Raumplänen für Veranstaltungsreihen, verwenden wir das Programm für die Erstellung der Sponsoringkonzepte, Genehmigungsprozesse sowie als Briefingdokument für Dienstleister. Auf diese Weise geben wir unseren Kunden die Möglichkeit, budgetwichtige Themen wie die Sponsorenplanung noch einfacher, effizienter und realitätsnäher zu gestalten. Somit werden die Stakeholder viel früher abgeholt und ihnen auch die Möglichkeit gegeben ihre Vorstellungen einzubringen.

Wie sehen Sie den Einsatz dieser Möglichkeiten? Schreiben Sie uns einen Kommentar.

Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, würden wir uns über eine Mail an event@tmc-gmbh.de freuen.

Vielleicht ergibt sich ja die Möglichkeit, Ihr nächstes Event gemeinsam sowohl digital als auch analog zu planen!