Mein erster Außen-Termin in der Bundeshauptstadt

Ein Job als Veranstaltungskauffrau oder -mann in einer Marketing Agentur… bei vielen Job-Übersichten im Internet findet man dort als geforderte Charaktereigenschaft unter anderem die Reisebereitschaft. Für mich ein super Merkmal für eine Berufsbeschreibung. Also war ich umso erfreuter, als ich schließlich nach nur zwei Wochen meiner Ausbildung zum ersten Mal zu einem Meeting mit durfte, welches außerhalb stattfand. Und da ging es für uns in die Bundeshauptstadt.

Los ging es am Dienstagmorgen um 08:30 Uhr, die Ankunft in Berlin war etwa um 13 Uhr. Das erste Meeting fand im Steigenberger Hotel am Kanzleramt um 14 Uhr statt. Der Anlass war der Jahreskongress eines Bundesverbandes – welcher im Juni 2017 stattfinden wird. Auch wenn schon am Anfang klar war, dass ich vorerst nur zum Zuhören und Erfahrungen sammeln mitkomme, war ich aufgeregt, solch wichtige Leute bei einem Meeting zu begleiten. Nach dem ersten Händeschütteln verflog diese Aufregung aber schnell. Alle waren sehr freundlich und verständnisvoll, dass ich als Auszubildende mit dabei bin, um einen Blick auf die Abläufe zu werfen.

Somit besichtigten wir alle für den Kongress wichtigen Räume des Hotels. Angefangen bei dem großen Kongresssaal, wo die Vorträge stattfinden werden, über das Foyer, in welchem sich Stände von Ausstellern befinden werden, bis hin zu dem Restaurant mit wunderschönem Ausblick auf den Fernsehturm und das Kanzleramt, in dem der Abend ausklingen wird. Jeder Raum warf Gesprächspotenzial auf: Wie wird die Agenda aussehen? Wie groß dürfen die Ausstellungsstände sein? Wo wird das Buffet aufgebaut, damit es keinen Stau gibt? Wie wird das Restaurant aufgeteilt, um ein Miteinander für die Teilnehmer zu gewährleisten? Also eine Menge Fragen, auf die am Ende des Tages durch das Zusammenspiel zwischen Kunden und Auftragnehmer, Antworten gefunden wurden.

Der zweite Termin war im Titanic Hotel Berlin. Hier finden unter anderem auch viele türkische Hochzeiten statt (was ein Grund dafür ist, dass die Einrichtung in den großen Tagungsräumen sehr pompös wirkt). Im nächsten Jahr veranstalten wir dort im Kundenauftrag eine Top-Level-Veranstaltung. Auch hier verlief das Meeting reibungslos. Am Ende gab es noch ein leckeres Tortelett aus der hoteleigenen Patisserie – lecker! 🙂 

Abschließend lässt sich also sagen, dass solche Außentermine immer etwas Aufregendes sind. Man trifft Leute, mit denen man sonst häufig nur per E-Mail oder Telefon in Kontakt steht. Da ist es eine gute und auch notwendige Abwechslung, den persönlichen Kontakt zu suchen. Bei Events, auch wenn sie in weit entfernten Locations wie Berlin stattfinden, ist es natürlich unerlässlich, selbst einen Blick auf die Gegebenheiten zu werfen, um ein Konzept entwickeln zu können und die Details richtig einzuplanen.

Rückblickend war der Tag lang und auch etwas anstrengend. Aber gleichzeitig war es sehr spannend und es hat sich gelohnt, bei den Terminen dabei zu sein um zu sehen, welche Ansprüche gestellt werden und wie man am besten gemeinsam auf große Ziele hinarbeitet.